卓越演讲:如何打造并完成一场成功的演示 安东尼·杰伊

前言
此时此刻,世界各地成千上万场演示报告正在进行。无论是科研团队向开发委员会汇报新项目,销售人员向客户推介产品,还是广告公司向雇主展示创意,抑或是董事会向高管宣布新政,所有人都在通过演示向外界传递信息。

这些人面临的挑战,正是我当年作为电视纪录片编剧和制片人所经历的:如何通过图文并茂的方式,将枯燥的事实和新颖的观点,生动、有趣且具说服力地呈现给台下的受众(电视观众其实也是由无数个“小群体”组成的)。

在这方面,我确实占了些先机:整整十年,这曾是我的全职工作。我曾与制作团队的同事们无数次深入探讨过演示的方方面面。特别是在那六年里,我负责一档每周五晚、每集 40 分钟的纪实新闻节目,几乎动用了当时所有的音视频技术和叙事手段。

然而,当我走出电视演播室,走进企业界时,令我大感意外的是:那些必须亲自构思和做演示的人,竟然极少去思考其中的逻辑和原则。现代工业领域从不缺专家——成本会计、运筹学、媒介选择、公共关系、资源管理、生产控制、员工激励……各类顾问层出不穷。唯独在演示报告领域,真正具备专业素养的帮手寥寥无几,更别说形成一套系统的职业知识体系了。

从我开始制作并指导演示报告至今,已过去四十多年。这些年来,我发现有些基本要点必须一遍又一遍地强调。尽管与本书第一版面世时相比,如今演示者能使用的技术设备已有了翻天覆地的变化,但经验告诉我们,人们对沟通技巧和演示能力的理解几乎原地踏步。如今,因 PPT 做得太烂而导致听众“昏昏欲死”的情况,竟与 20 世纪 60 年代因幻灯片演示糟糕而造成的后果如出一辙,实在令人遗憾。

近年来,我逐渐淡出了管理与营销一线。欣慰的是,我的女儿罗丝(Ros)进入了这一行,并成为了一名管理类作家。她将自己近年来的实战经验融入了原作,补全了许多重要的遗漏,并对旧内容进行了重新编排和修订。此外,我们父女俩还共同增添了多年来积累的大量实用技巧。

相比之前的版本,这一版指南更加清晰、全面,并且首次加入了关于 PowerPoint 的使用建议。至于它能否像前作一样再流行二十年,让我们拭目以待。

安东尼·杰伊
2003年7月于萨默塞特

致谢

本书自 1971 年首版以来,我曾为“录像艺术有限公司”(Video Arts Ltd)撰写过两本关于演示技巧的小册子:《幻灯片准则》(Slide Rules)和《陈述你的主张》(Making Your Case)。这两本手册是专门为配套培训电影《能把那个转到正确方向吗?》以及《陈述你的主张》而创作的。在此,我要特别感谢该公司,允许我将这两本手册中的内容融入到本次修订更新版中。

同时,我还要感谢莎莉·杜恩(Sally Deung),她大方地分享了自己在着装和个人形象展示方面的专业见解,这些内容构成了本书第八章的核心部分。

此外,书中关于 PowerPoint 使用的大量实用信息,源自马丁·康拉迪(Martin Conradi)和理查德·霍尔(Richard Hall)所著的优秀作品——《演示大震撼》(That Presentation Sensation),在此向大家由衷推荐。

 

引言

既然你被要求做一场演示,无论面对的是台下攒动的人头,还是对面坐着的一位领导;也无论这是对内汇报还是对外展示,你一定非常渴望能一鸣惊人,精准传达你的观点。毕竟,职场中不乏因一场出色的演示而步步高升的先例。更重要的是,你内心深处一定强烈地希望听众能被你打动,最终采纳你提出的方案。

在深入探讨如何打造一场伟大的演示——从构思内容、设计视觉辅助到现场呈现——之前,你必须先搞清楚:你到底想通过这次演示达到什么目的?

你为什么要讲?是为了:

  • 传达信息?

  • 施加影响?

  • 留下印象?

演示不是讲课,你不是老师

演示既不是授课,也不是讲座。你不是那种学生们趋之若鹜、争相聆听教诲的导师。事实上,台下的许多听众之所以在那儿,仅仅是因为公司要求他们出席。即便你是全场最有发言权的专家,你也绝不能摆出一副高人一等的架势;你是听众的仆人,而不是他们的主人。

如果非要从其他行业找个类比,演示者更像是一名辩护律师,而非教师。演示的本质是一场说服的艺术。当然,它也包含信息和观点的传递,但其最终目标是说服个人或群体去:

  • 采取或修正某种态度;

  • 接受或改变某种观点;

  • 决定做某事,或停止做某事。

与听众的关系:地位的“倒置”

在大多数演示场景中,演讲者与听众的关系是“倒置”的。通常一个人站起来对众人说话,暗含着某种优越感,但在演示中往往相反:演讲者通常是以一种“下级向高级”汇报的姿态,恭敬地面对听众。你无法要求听众关注你,你唯一能做的,是让自己值得被关注。

这种关系的直接后果就是:你的时间是受限的。老师可能会问:“讲完这个课题需要多久?”但演示者首先要问的是:“听众能拨给我多久?”

惜时如金:把麻烦留给自己,把轻松留给听众

有限的时间决定了必然的结论:演示者必须像老师一样费尽心思利用好每一分钟,但区别在于,老师可以让学生分担这种“辛苦”(比如布置作业、强制专注);而演示者则要揽下所有的麻烦,通过自讨苦吃,换取听众的轻松。

视听结合:图片的力量

为了让听众轻松,视觉辅助(Visual Aids)必不可少。语言的压缩是有极限的,一旦过头,听众就会跟不上节奏。而一张准确的图片,往往能比千言万语更高效地传达信息。

一旦引入了视觉辅助,你的表达就变得“正式”了——你必须遵循预设的逻辑顺序。随意的清谈可以信马由缰,但演示者一旦脱离了幻灯片的既定序列,就会面临翻车的风险。

有限的目标:唤醒好奇心

听起来演示充满了枷锁和重担,但它其实有一个让人解脱的特质:它通常只是后续深入讨论的“前奏”。 演示不需要面面俱到,它的目标是有限的。如果它成功激起了听众的好奇心,引诱他们想要了解更多信息,那你的任务就达成了。至于更详尽的信息,完全可以在之后的时间和场景里去满足。


 

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